Акты премий после 2026: можно ли использовать неформализованный электронный формат?

С 1 января 2026 года вступают в силу изменения, отменяющие утвержденные ФНС электронные форматы ТОРГ-12 и актов выполненных работ/услуг. Это вызывает закономерный вопрос у компаний, использующих неформализованные документы для специальных операций, например, для начисления премий покупателям. Разберемся, как действовать в новой реальности без нарушения законодательства.

Что меняется с 2026 года: ключевые нововведения

Приказ ФНС № ЕД-7-26/28@ от 20.01.2025 отменяет:

• Формат электронной товарной накладной (ТОРГ-12) — Приказ № ММВ-7-10/551@;
• Формат акта выполненных работ/услуг — Приказ № ММВ-7-10/552@;
• Сопутствующие корректирующие приказы.

ФНС рекомендует переходить на универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03 (Приказ № ЕД-7-26/970@), который объединяет функции счета-фактуры и первички. Однако это относится только к операциям по отгрузке товаров, выполнению работ или оказанию услуг.

Начисление премии покупателю: нужен ли специальный формат?

Премирование покупателей — отдельный факт хозяйственной жизни, влияющий на финансовый результат компании. Согласно ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, он требует оформления первичным документом. При этом:

1. Форма акта о премии не унифицирована — ее определяет руководитель компании.
2. Электронный формат не обязан соответствовать шаблонам ФНС.
3. Обязательны реквизиты из п. 2 ст. 9 402-ФЗ:
   • Наименование и дата документа;
   • Сведения о компании;
   • Сумма премии;
   • Подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Вывод: Организация вправе применять электронный акт о начислении премии в произвольном формате, если он содержит обязательные реквизиты и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Правила представления документов в ФНС: риски и решения

Если налоговый орган запросит акт о премии во время проверки, порядок представления зависит от формата:

Это подтверждают письма ФНС (№ ЕД-4-15/25049 от 06.12.2019, № ЕА-2-26/1316@ от 04.02.2025): отсутствие «официального» формата не запрещает использовать электронный документ, но упрощает взаимодействие с инспекцией.

Почему ФНС настаивает на УПД и где это не работает

Переход на УПД с 2026 года обусловлен:

• Устранением дублирования (счет-фактура + первичка в одном файле);
• Стандартизацией электронного документооборота;
• Упрощением автоматизированной проверки данных.

Но для операций, не связанных с передачей товаров/услуг (как премии), УПД не подходит. Здесь уместны специализированные формы, например:

Пример акта о начислении премии:
«Акт № 5 о предоставлении скидки-бонуса ООО «Вектор» от 15.04.2026
Основание: Договор поставки № 120 от 10.01.2026, п. 4.3.
Сумма премии: 50 000 руб. (пятьдесят тысяч рублей).
Подпись директора: [ФИО, КЭП]»

Практические рекомендации для бухгалтерии

Чтобы избежать претензий при работе с неформализованными актами:

1. Закрепите форму акта о премии в учетной политике.
2. Используйте КЭП для подписания — это приравнивает электронный документ к бумажному (ст. 6 ФЗ № 63).
3. Храните оригиналы в ЭДО-системе с соблюдением сроков (не менее 5 лет).
4. При получении запроса от ФНС оперативно формируйте заверенные копии.

Будущее электронных документов: тенденции

Отмена старых форматов — часть цифровизации налогового администрирования. К 2030 году ФНС планирует полный переход на структурированные данные для ключевых операций. Однако для «нетиповых» документов, таких как акты премий, сохранится гибкость форматов при условии соответствия базовым требованиям 402-ФЗ.

Бухтека: мнение эксперта:

«Несмотря на отмену старых форматов, компании сохраняют право использовать неформализованные электронные акты для премий. Ключевое — наличие обязательных реквизитов и КЭП. Однако советуем уже сегодня проанализировать все виды первички: если документ можно привести к УПД (например, для отгрузок), переход упростит отчетность. Для премий же разработайте внутренний шаблон, утвердите его приказом и включите в учетную политику — это снимет 95% вопросов от проверяющих.»