Акты выполненных работ в PDF: законность электронных документов с 2026 года

С 1 января 2026 года вступает в силу приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, отменяющий возможность обмена электронными товарными накладными и актами выполненных работ (АВР) по старым форматам (приказы № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@). Это вызывает закономерный вопрос: можно ли продолжать использовать электронные акты в неформализованном формате PDF, и будут ли они признаваться первичными документами? Разберемся в правовых нюансах.

Что изменилось с 2026 года: отмена форматов

Приказ ФНС № ЕД-7-26/28@ утратил силу ключевые форматы электронных документов:

• Формат товарной накладной (утвержден приказом от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• Формат акта выполненных работ (приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
• Сопутствующие корректирующие приказы (например, № ММВ-7-15/176@).

ФНС рекомендует переходить на универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03, утвержденного приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Однако это не означает запрета на использование альтернативных форматов.

Требования к первичным документам: основа из закона №402-ФЗ

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни (ФХЖ) должен оформляться первичным учетным документом. ФХЖ — это сделка, событие или операция, влияющая на финансовое положение компании (ст. 3 №402-ФЗ).

Обязательные реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 №402-ФЗ):

1. Наименование документа;
2. Дата составления;
3. Наименование составителя (экономического субъекта);
4. Содержание ФХЖ;
5. Величина измерения ФХЖ (в натуральном и/или денежном выражении);
6. Должность и подпись ответственного лица с расшифровкой.

Формы документов утверждает руководитель организации (п. 4 ст. 9). Ключевое: закон не регламентирует форматы электронных первичных документов. Они могут быть составлены в произвольной форме, включая PDF.

Электронный акт в PDF: условия юридической значимости

Пункт 5 ст. 9 №402-ФЗ разрешает составление первички в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП). Для АВР в PDF это означает:

Пример: Акт на выполнение ремонтных работ в PDF должен включать дату, наименование заказчика и исполнителя, описание работ, стоимость, подпись с ЭП руководителя исполнителя.

Позиция ФНС: официальные разъяснения

ФНС неоднократно подтверждала право налогоплательщиков использовать неформализованные форматы:

• Письмо от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049: «Налоговое законодательство не обязывает применять исключительно форматы ФНС».
• Письмо от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@: Документы не по форматам ФНС представляются в виде заверенных копий на бумаге или скан-образов с ЭП.
• Информация ФНС от 10.09.2025: «Сохраняется возможность создавать первичные документы в виде неформализованных электронных документов».

Важный нюанс: при налоговой проверке АВР в PDF потребуется предоставить его на бумажном носителе или в виде заверенного скана (п. 1 ст. 93 НК РФ).

Практические шаги для работы с PDF-актами с 2026 года

Чтобы минимизировать риски, рекомендуем:

1. Проверьте реквизиты: Каждый АВР в PDF должен содержать полный набор обязательных данных.
2. Используйте ЭП: Подписывайте документы квалифицированной электронной подписью.
3. Настройте ЭДО: Убедитесь, что ваш оператор электронного документооборота поддерживает PDF с ЭП.
4. Закрепите в учетной политике: Пропишите использование PDF-актов как первичных документов.
5. Готовьтесь к проверкам: Имейте шаблон для быстрого преобразования PDF в бумажный формат с отметкой об ЭП.

Для массовых операций (например, регулярные услуги) целесообразно рассмотреть переход на УПД, чтобы упростить взаимодействие с ФНС.

Налоговые последствия: подтверждение расходов

По ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены. Акт в PDF с реквизитами и ЭП:

• Служит первичным документом для бухучета;
• Подтверждает затраты для налога на прибыль;
• Требует наличия экономической обоснованности (связи с доходами).

Риск: если в акте отсутствует хотя бы один обязательный реквизит, налоговики могут снять расходы (Постановление АС УО от 15.08.2023 № Ф09-3456/23).

Бухтека: мнение эксперта:

«Отмена старых форматов — не запрет на PDF. Акт выполненных работ в электронном виде с ЭП и реквизитами полностью легитимен. Однако будьте готовы к дополнительным шагам при налоговых проверках: инспекторы вправе запросить бумажную версию. Ключевое — соблюдение ст. 9 закона №402-ФЗ. Закрепите в учетной политике использование PDF, проверяйте подписи контрагентов и ведите архив сканов. Для ежедневных операций с крупными партнерами переход на УПД сэкономит время, но для разовых услуг PDF останется удобным вариантом».