Электронные акты и накладные в 2026 году: можно ли работать в PDF или обязателен УПД? Разбор изменений ФНС

Бизнес и бухгалтерия стоят на пороге серьезных изменений в сфере электронного документооборота (ЭДО). С 1 января 2026 года вступают в силу новые правила, которые вызывают массу вопросов у предпринимателей и главных бухгалтеров. Главный страх: «А вдруг мои документы перестанут иметь юридическую силу?».

В этой статье мы разберем, что происходит с привычными товарными накладными и актами, можно ли продолжить использовать файлы в формате PDF и какие риски несет переход на новые форматы ФНС.

Что меняется с 1 января 2026 года?

Согласно приказу Федеральной налоговой службы России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, с начала 2026 года прекращается действие старых форматов электронных документов. Речь идет о приказах ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 и № ММВ-7-10/552, которые регулировали обмен товарными накладными и актами выполненных работ через операторов ЭДО.

Факт: С 2026 года вы больше не сможете обмениваться этими документами через системы ЭДО в старых утвержденных форматах.

Однако это не означает, что электронные документы в других форматах становятся незаконными. Налоговая служба рекомендует переходить на Универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03, но является ли это обязанностью? Давайте разбираться.

Юридическая сила неформализованных документов (PDF)

Многие компании привыкли работать с актами и накладными в виде обычных PDF-файлов, подписанных электронной подписью (ЭП). Возникает резонный вопрос: будут ли они приниматься к учету после отмены старых форматов?

Ответ: Да, будут.

Налогоплательщики вправе продолжать использовать электронные документы в форматах, не утвержденных ФНС РФ (так называемые «неформализованные» документы). Организация вправе принимать акты выполненных работ в электронном виде в формате PDF.

Условия признания документа юридически значимым

Чтобы неформализованный электронный документ (например, PDF) был принят бухгалтерией и налоговой, он должен соответствовать требованиям Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• Наименование документа.
• Дата составления.
• Наименование экономического субъекта, составившего документ.
• Содержание факта хозяйственной жизни (суть операции).
• Величина натурального и (или) денежного измерения.
• Должность и ФИО лица, совершившего сделку/операцию.
• Подписи ответственных лиц (с использованием квалифицированной электронной подписи).

Если ваш PDF-файл содержит все эти пункты и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), он является полноценным первичным документом.

Бухгалтерская компания «Бухтека»: ваш надежный тыл в мире изменений

Законодательство меняется быстро, и уследить за всеми нюансами форматов, приказов и сроков — задача непростая. Ошибка в документе может привести к доначислениям и штрафам.

Бухгалтерская компания «Бухтека» берет на себя все риски, связанные с ведением учета и соблюдением законодательства.

• Мы контролируем документооборот: Гарантируем, что все входящие и исходящие документы оформлены юридически грамотно, в любых допустимых форматах.
• Адаптация под новые правила: Наши специалисты уже изучили требования 2026 года и помогут вам плавно перейти на УПД или настроить работу с неформализованными документами без потери юридической силы.
• Защита при проверках: Мы знаем, как правильно отвечать на требования ФНС и предоставлять документы в электронном или бумажном виде, чтобы у инспекторов не возникло вопросов.

Доверьте рутину профессионалам и сосредоточьтесь на развитии бизнеса. 

Как сдавать такие документы при налоговой проверке?

Это один из самых важных технических моментов. Если вы используете неформализованные электронные документы (не по форматам ФНС), процедура их предоставления инспектору имеет свои особенности.

Согласно разъяснениям ФНС (Письма от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049 и от 04.02.2025 № ЕА-2-26/1316@):

1. Если документ по формату ФНС: Вы отправляете его в налоговую в электронном виде по ТКС в неизменном виде (XML).
2. Если документ НЕ по формату ФНС (например, PDF):
   • Вы можете представить его на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой об ЭП.
   • Либо в электронной форме в виде скан-образа (пакет сканированных документов), подписанного усиленной электронной подписью. Допустимые расширения файлов: tif, jpg, pdf, png.

Вывод: Использование PDF не запрещает вам работать с налоговой, но меняет технический способ отправки документов по требованию (через скан-образы или бумагу, а не прямой XML-файл).

Рекомендации ФНС против Обязанности

Важно различать рекомендацию и императивное требование. ФНС России в своих информационных сообщениях (от 19.08.2025 и 10.09.2025) настоятельно рекомендует переходить на УПД. Это действительно упрощает автоматическую сверку и снижает риски технических ошибок при обмене через операторов ЭДО.

Однако, обязанности применять исключительно форматы ФНС для внутренней кухни компании или для контрагентов, не использующих сложные системы, — нет.

Резюме для бизнеса

На основании анализа законодательства и разъяснений налоговой службы, мы делаем следующие выводы:

1. Отмена старых форматов ≠ запрет на электронику. С 01.01.2026 перестают действовать конкретные приказы (№ 551 и 552), но право на использование электронных документов сохраняется.
2. PDF легален. Акты и накладные в неформализованном электронном виде (PDF) признаются первичными учетными документами при наличии обязательных реквизитов и ЭП.
3. Нюанс для проверок. При истребовании документов во время камеральных или выездных проверок, «неформатные» электронные файлы нужно будет предоставлять в виде скан-образов или бумажных копий.
4. Стратегия. Переход на УПД — это вопрос удобства и автоматизации, а не срочной юридической необходимости для всех без исключения.

Бухтека рекомендует провести аудит вашего документооборота уже сейчас. Мы поможем выбрать оптимальный формат работы, который будет удобен вам и безопасен перед лицом закона.