Форматы электронных документов: учет и НДС-вычет после 2026 года

Изменения в электронном документообороте с 2026 года

С 1 января 2026 года прекращают действие приказы ФНС, утверждавшие форматы электронных документов для передачи товаров, работ и услуг. Утрачивают силу:

• Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ (формат товарных накладных).
• Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ (формат актов работ/услуг).
• Приказ от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176@ (изменения к предыдущим форматам).

ФНС рекомендует переходить на универсальный передаточный документ (УПД) в электронной форме, формат которого утвержден Приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (версия 5.03). Этот формат объединяет функции счета-фактуры и первичного документа. Несмотря на рекомендации, налогоплательщики сохраняют право использовать:

• Неформализованные электронные документы (PDF, Excel).
• Бумажные носители.

Учет расходов для налога на прибыль

Для признания расходов по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) документы должны соответствовать требованиям:

1. Экономическая обоснованность: затраты направлены на получение дохода.
2. Документальное подтверждение: оформление в соответствии с законодательством РФ.

Согласно ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, первичные документы в электронной форме должны содержать обязательные реквизиты:

• Наименование и дата документа.
• Наименование составителя.
• Содержание операции.
• Величина измерения (натуральная/денежная).
• Данные ответственных лиц.
• Электронная подпись.

Важно: Форматы электронных первичных документов не регламентированы законом. УПД в PDF или Excel с подписью и реквизитами признаются действительными для учета расходов.

Требования к вычету НДС

Для принятия НДС к вычету (ст. 169, 172 НК РФ) обязательны:

1. Счет-фактура или УПД со статусом "1" в электронной форме.
2. Строгое соответствие формату XML версии 5.03 (утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@).
3. Подпись усиленной квалифицированной ЭЦП поставщика.

Даже при наличии всех реквизитов и подписи, документы в PDF/Excel не принимаются для вычета НДС. Основание: п. 2 Порядка № 14н (Приказ Минфина от 05.02.2021) и п. 9 ст. 169 НК РФ.

Риски и рекомендации

Использование неформализованных счетов-фактур или УПД статуса "1" влечет:

• Отказ в вычете НДС.
• Претензии налоговых органов.

Меры для минимизации рисков:

1. Отклонять PDF/Excel-документы со статусом "1" с указанием причины: "Нарушение обязательного XML-формата ФНС".
2. Разъяснять поставщикам требования к формату (версия 5.03 XML).
3. Запрашивать бумажные счета-фактуры с аннулированием электронных копий для исключения дублирования.

Сравнение форматов документов

Правовое обоснование

Ключевые позиции ФНС (письма № ЕД-4-15/25049, ЕД-4-15/3372):

• Налогоплательщики не обязаны применять форматы ФНС для первичных документов.
• При налоговых проверках неформализованные электронные документы представляются в виде заверенных бумажных копий или скан-образов (форматы: TIFF, JPG, PDF, PNG).

Для НДС исключения нет: электронный счет-фактура или УПД статуса "1" действительны только в XML (Письмо ФНС № ЕД-4-15/10623).

Бухтека: мнение эксперта:

«После 2026 года компании могут использовать PDF/Excel для учетных документов, но риски по НДС остаются критичными. Требование к XML-формату для вычетов — строгая норма. Рекомендуем внедрить автоматизированную проверку входящих документов и провести аудит цепочек поставок для исключения формальных ошибок. Заблаговременное обучение контрагентов снизит риски претензий».