Комплектация аптечки лекарствами: налоговые риски и порядок закупки

Ситуация и нормативные требования

Приказ Минздрава России от 24.05.2024 № 262н утвердил требования к комплектации аптечек первой помощи работникам. Существующие в организации аптечки содержат базовый набор (бинты, пластыри, ножницы, жгуты, салфетки), что соответствует нормам. Однако включение лекарственных препаратов в аптечки запрещено из-за рисков:

• Аллергических реакций;
• Побочных эффектов;
• Негативного взаимодействия с лекарствами, назначенными врачом.

Несмотря на запрет, руководство предварительно согласовало минимальный перечень препаратов для купирования симптомов (головная, зубная боль):

Правовые основания и обязанности работодателя

Нормативная база регулирует комплектацию аптечек и медицинскую помощь:

• Статья 214 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить безопасные условия труда, включая санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение.
• Приказ Минтруда № 771н включает в мероприятия по охране труда оборудование помещений для медпомощи и создание санитарных постов с аптечками.
• Приказ Минтруда № 398н утверждает требования к размещению, хранению и использованию аптечек. Работодатель обязан:
  • Комплектовать аптечку строго по Приказу Минздрава № 262н (без лекарств);
  • Контролировать сроки годности изделий и пополнение запасов.
• Закон № 323-ФЗ:
  • Определяет первую помощь как комплекс мероприятий до оказания медицинской помощи (ст. 31);
  • Запрещает включение лекарств в аптечки, так как их применение — это медицинская помощь (оказывается только медработниками).

Налоговые риски закупки лекарств

Согласно ст. 252 НК РФ, для учета расходов при расчете налога на прибыль они должны быть:

1. Обоснованными (экономически оправданными);
2. Документально подтвержденными.

Проблема: Требования Минздрава и Минтруда не предусматривают наличия лекарств в производственных аптечках. Поэтому:

• Затраты на их приобретение не соответствуют критерию обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ);
• На основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Исключение: расходы на медобслуживание работников могут относиться к прочим расходам, связанным с производством (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только если соответствуют законодательно установленным нормам (например, содержание здравпунктов).

Как легализовать закупку: роль локальных актов

Хотя федеральные нормы не требуют наличия лекарств в аптечках, ст. 8 и 15 ТК РФ позволяют работодателю:

• Принимать локальные нормативные акты (ЛНА) в рамках своей компетенции;
• Закрепить в них дополнительные меры по санитарно-бытовому обслуживанию (как часть обеспечения условий труда).

Порядок действий:

1. Разработать ЛНА (например, Положение о медицинском обслуживании работников) с обязательным учетом мнения представительного органа работников (если он есть).
2. Включить в ЛНА:
   • Конкретный перечень разрешенных лекарственных препаратов;
   • Порядок их закупки, хранения и контроля сроков годности;
   • Ответственное должностное лицо;
   • Место хранения аптечки.
3. Указать, что данные меры — часть обеспечения санитарно-бытовых условий на рабочем месте.

Важно! ЛНА не должен ухудшать положение работников по сравнению с ТК РФ и иными нормами.

Оформление закупки и документы

Для закупки лекарств в рамках ЛНА рекомендуем:

1. Заключить договор с аптечной организацией.
2. Оплатить безналичным путем с расчетного счета организации.
3. Подготовить пакет документов:
   • Служебная записка с обоснованием закупки (ссылка на ЛНА);
   • Договор и счет от поставщика;
   • Товарная накладная (ТОРГ-12);
   • Акт приема-передачи препаратов;
   • Чек или платежное поручение.

Авансовый отчет потребуется, если закупка осуществляется подотчетным лицом.

Налоговый учет расходов при наличии ЛНА

Если ЛНА легализует приобретение лекарств для сотрудников:

• Затраты могут быть признаны экономически оправданными, так как направлены на выполнение обязанностей работодателя по обеспечению условий труда (ст. 214 ТК РФ);
• Их допустимо учесть в составе прочих расходов по подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ (расходы на обеспечение нормальных условий труда).

Однако сохраняются риски:

• Налоговый орган может оспорить обоснованность расходов;
• Потребуется доказывать связь закупки лекарств с производственной необходимостью.

Бухтека: мнение эксперта:

«Закупка лекарств для аптечки — правовая "серая зона". С одной стороны, локальный акт позволяет обосновать расходы по ст. 264 НК РФ. С другой — позиция Минздрава категорична: аптечка первой помощи не место для препаратов. Риск доначисления налога на прибыль и штрафов высок. Если принимаете решение о закупке, строго соблюдайте три условия: 1) Примите детальный ЛНА с перечнем препаратов; 2) Организуйте учет сроков годности; 3) Документируйте каждую операцию. Без ЛНА расходы гарантированно не примет ни один налоговый инспектор».