Обязательно ли сдавать 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению до конца года?

Многие бухгалтеры ошибочно полагают, что после закрытия обособленного подразделения (ОП) отчетность по форме 6-НДФЛ можно прекратить. Это заблуждение может привести к штрафам и недоимкам. Разберемся, как правильно действовать в такой ситуации.

Почему возникает вопрос о сдаче 6-НДФЛ после закрытия ОП

Когда организация закрывает обособленное подразделение, у бухгалтерии возникает закономерный вопрос: нужно ли продолжать сдавать расчет 6-НДФЛ по этому подразделению до конца года? Казалось бы, раз подразделение закрыто, то и отчетность по нему должна прекратиться. Однако налоговое законодательство предусматривает иные правила.

Ситуация на практике выглядит так:

• Обособленное подразделение закрыто в марте 2025 года
• Организация сдала расчет 6-НДФЛ за первый квартал через головную организацию
• Возникает вопрос: нужно ли сдавать отчет за полугодие, девять месяцев и год?

Нормативная база: что говорит законодательство

Форма 6-НДФЛ и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. В подпункте 9 пункта 21 Порядка четко указано:

В случае закрытия обособленного подразделения организация - налоговый агент представляет Расчет по закрытому обособленному подразделению в налоговый орган по месту своего учета.

При этом в Расчете указывается:

• ИНН и КПП организации
• В поле "Код по ОКТМО" — ОКТМО закрытого обособленного подразделения
• В поле "Форма реорганизации (ликвидация) (код)/Закрытие обособленного подразделения (код)" — код "9"
• В поле "ИНН/КПП реорганизованной организации/ИНН/КПП закрытого обособленного подразделения" — ИНН и КПП закрытого ОП

Однако в Порядке заполнения не содержится прямого указания на сроки представления расчета по закрытому подразделению. Это и вызывает основные вопросы у бухгалтеров.

Почему отчетность нужно сдавать до конца года

Ключевое основание содержится в пункте 4 Порядка заполнения:

Расчет заполняется за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Это означает, что расчет формируется нарастающим итогом за весь налоговый период. Даже если обособленное подразделение было закрыто в марте, организация должна отчитываться по нему до конца календарного года.

В Письме ФНС РФ от 25.12.2019 № БС-4-11/26740 даны разъяснения по этому вопросу:

После ликвидации (закрытия) выбранного обособленного подразделения представление справок по форме 2-НДФЛ и расчетов по форме 6-НДФЛ осуществляется организацией в ранее действующем порядке, то есть как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Как правильно заполнять 6-НДФЛ для закрытого ОП

При заполнении расчета по закрытому обособленному подразделению необходимо соблюдать особые правила:

Важно: если в течение года закрыто несколько обособленных подразделений, по каждому из них нужно заполнять отдельный расчет.

Практический пример заполнения

Рассмотрим ситуацию: ООО "Ромашка" закрыло свое обособленное подразделение в г. Твери 20 марта 2025 года. КПП подразделения — 123456789, ОКТМО — 987654321.

При сдаче расчета 6-НДФЛ за полугодие 2025 года бухгалтер должен:

1. Заполнить отдельный расчет по закрытому подразделению
2. Указать в титульном листе:
   • ИНН головной организации
   • КПП закрытого ОП (123456789)
   • ОКТМО закрытого ОП (987654321)
3. В разделе 1.1 указать код "9" в поле "Форма реорганизации (ликвидация)"
4. В том же разделе указать ИНН и КПП закрытого ОП

Таким образом заполняются все последующие расчеты до конца 2025 года.

Ответственность за непредставление расчета

Несвоевременная сдача расчета 6-НДФЛ по закрытому обособленному подразделению влечет за собой:

• Штраф в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (статья 126 НК РФ)
• Блокировку расчетного счета организации при просрочке более 10 дней
• Дополнительное внимание со стороны налоговых органов

Важно: штраф начисляется за каждый непредставленный расчет, то есть за каждый отчетный период.

Частые ошибки бухгалтеров

При работе с отчетностью по закрытым обособленным подразделениям бухгалтеры часто допускают следующие ошибки:

1. Прекращение сдачи отчетности после закрытия ОП
2. Указание КПП головной организации вместо КПП закрытого ОП
3. Неверное указание кода в поле "Форма реорганизации"
4. Объединение данных по нескольким закрытым ОП в одном расчете
5. Неправильное указание ОКТМО закрытого подразделения

Каждая из этих ошибок может привести к тому, что налоговики не зачтут отчетность и начислят штраф.

Рекомендации по ведению учета

Чтобы избежать проблем с отчетностью по закрытым обособленным подразделениям, следует:

• Вести отдельный учет доходов и налога по каждому закрытому ОП до конца года
• Проверять актуальность КПП и ОКТМО закрытых подразделений
• Своевременно сдавать все отчеты по установленному графику
• Хранить документы по закрытым ОП не менее 4 лет
• Контролировать передачу карточек РСБ в налоговую инспекцию по месту нахождения головной организации

Особые случаи

Бывают ситуации, требующие дополнительного внимания:

1. Закрытие ОП в декабре — отчет за год все равно нужно сдать
2. Открытие нового ОП взамен закрытого — отчетность ведется раздельно
3. Реорганизация организации с закрытием ОП — применяются особые правила

В каждом из этих случаев сохраняется обязанность сдавать 6-НДФЛ по закрытому подразделению до конца налогового периода.

Заключение

Обязанность по представлению расчета 6-НДФЛ в отношении закрытого обособленного подразделения сохраняется за организацией до конца календарного года. Это прямо следует из норм налогового законодательства и разъяснений ФНС России. Несоблюдение этого требования влечет за собой налоговые штрафы и блокировку счетов. Бухгалтерам следует внимательно относиться к заполнению отчетности по закрытым ОП и не прекращать ее сдачу до окончания налогового периода.

Бухтека: мнение эксперта:

«На практике многие организации ошибочно прекращают сдачу 6-НДФЛ по закрытым обособленным подразделениям сразу после их ликвидации. Это серьезная ошибка, которая выявляется при камеральных проверках. Важно понимать, что налоговый период для НДФЛ — календарный год, и отчетность должна представляться нарастающим итогом за весь год. Даже если ОП закрыто в январе, расчеты по нему нужно сдавать за все отчетные периоды до конца декабря. Рекомендую сохранять все данные по закрытым ОП в отдельной аналитике и не удалять их до окончания года.»