Расходы на экспедитора не в реестре: можно ли учесть для налога на прибыль?

С 1 марта 2026 года вступили в силу новые правила транспортно-экспедиционной деятельности, требующие обязательного включения исполнителей в государственный реестр. Но что делать, если ваш экспедитор подал заявление вовремя, а записи в реестре до сих пор нет? Разберемся, можно ли безопасно учесть затраты по такому договору при расчете налога на прибыль.

Нормативные требования к экспедиторам с 2026 года

Федеральный закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» установил жесткие рамки:

• Обязательная регистрация: Право на деятельность возникает только после внесения в реестр уведомлений (п. 2 ст. 2.2 Закона № 87-ФЗ).
• Запрет для «невидимок»: Компании, отсутствующие в реестре, несут ответственность по закону РФ (п. 3 ст. 2.2 Закона № 87-ФЗ).
• Сроки подачи: Действующие на 1 марта 2026 экспедиторы обязаны подать уведомление через «Госуслуги» в течение 60 дней (п. 5 ст. 5 Закона № 140-ФЗ).

После подачи уведомления срок включения в реестр зависит от полноты документов:

Таким образом, если заявление подано в марте 2026, экспедитор уже должен был быть в реестре. Однако на практике новая система «ГосЛог» вызывает массу сбоев, и многие компании сталкиваются с задержками.

Учет расходов на экспедицию: главные критерии

Для признания расходов по договору экспедиции в целях налога на прибыль организация должна убедиться, что они соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ:

• Документальное подтверждение: Наличие подписанного договора, актов выполненных работ, транспортных накладных (CMR, CMR-российская форма), счетов-фактур.
• Экономическая обоснованность: Услуги должны быть необходимы для хозяйственной деятельности (например, доставка сырья для производства).
• Направленность на доход: Затраты прямо или косвенно связаны с получением выручки.
• Отсутствие в «запретном» списке: Расходы не должны упоминаться в ст. 270 НК РФ (например, штрафы за нарушение договора).

Пример: ООО «Стройматериалы» заключило договор экспедиции на доставку цемента от поставщика к своему складу. При наличии полного пакета документов и экономической связи с производственным циклом расходы формально соответствуют критериям НК РФ.

Риски при отсутствии экспедитора в реестре

Несмотря на соответствие общим требованиям ст. 252 НК РФ, ситуация с отсутствием записи в реестре создает серьезные налоговые риски:

• Формальный запрет: Налоговые органы могут настаивать, что услуги оказаны с нарушением закона, а значит, расходы необоснованны.
• Отсутствие разъяснений: Ни Минфин, ни ФНС не выпускали официальных комментариев по учету затрат в таких «переходных» периодах.
• Вероятность доначислений: Инспекция вправе исключить расходы из базы по налогу на прибыль, доначислить налог, пени и штрафы.

Экспедитору в этой ситуации критически важно активно взаимодействовать с уполномоченным органом, запрашивать письменные подтверждения о приеме документов и причинах задержки.

Судебная практика: уроки аналогичных споров

Арбитражные суды неоднократно рассматривали дела, где расходы оспаривались из-за нарушений гражданского законодательства. Анализ практики дает неоднозначные сигналы:

• В пользу налогоплательщиков:
  • Незарегистрированные договоры аренды: ФАС Дальневосточного округа (Постановление № Ф03-А59/06-2/5389), ФАС Северо-Западного округа (Постановление по делу № А05-12472/2006-1) и ФАС Московского округа (Постановление № КА-А41/9668-10) поддерживали учет расходов, если услуги фактически оказаны и документы оформлены.
  • Незарегистрированные лицензионные договоры: ВАС РФ (Определение № ВАС-11175/09), ФАС Северо-Кавказского (Постановление № А53-7659/2010) и Московского округов (Постановление № КА-А40/7735-10) указывали, что НК РФ не ставит вычет в зависимость от госрегистрации договора.
• Против налогоплательщиков:
  • Минфин в письме № 03-07-11/67890 от 23.11.2015 позже занял жесткую позицию по незарегистрированной аренде.
  • По лицензионным соглашениям контролеры настаивают на обязательности регистрации (Письма Минфина № 03-03-06/1/44292, № 03-03-06/4/28).

Ключевой аргумент судов в пользу компаний: факт оказания услуг и их экономическая целесообразность важнее формальных нарушений регистрации.

Как минимизировать риски: практические шаги

Чтобы защитить право на учет расходов и снизить вероятность конфликта с ИФНС:

1. Запросите у экспедитора документы: Подтверждение подачи уведомления в «ГосЛог», переписку с госорганом о статусе заявки, объяснение причин задержки.
2. Добивайтесь безупречного оформления: Проверьте, чтобы в договоре, актах и накладных были все обязательные реквизиты (даты, наименования, подписи, печати), точное описание услуг.
3. Подготовьте внутреннее обоснование: Составьте служебную записку, где свяжите затраты на экспедицию с конкретными доходами (например, «доставка товара для продажи по договору №…»).
4. Рассмотрите альтернативы: Если сроки включения в реестр затягиваются, оцените возможность переключения на зарегистрированного экспедитора или переоформления договора на перевозчика напрямую.
5. Контролируйте сроки: Напомните контрагенту, что при подаче в марте 2026 включение должно было произойти в течение 7 рабочих дней. Требуйте обновлений.

Помните: даже при наличии судебной практики в пользу налогоплательщиков, каждый случай индивидуален. Решение об учете расходов должно приниматься с учетом всех обстоятельств и аппетита к риску.

Бухтека: мнение эксперта:

«Официальных разъяснений по учету расходов на услуги экспедиторов, не внесенных в реестр, пока нет. Формально закон запрещает им деятельность, что создает риски доначислений. Однако если услуги реально оказаны, документы оформлены правильно, а затраты экономически оправданы, шансы отстоять их в учете высоки — особенно опираясь на положительную судебную практику по аналогичным нарушениям. Ключевое — собрать доказательную базу: подтверждение подачи уведомления экспедитором, акты, накладные, внутреннее обоснование связи расходов с доходами. Без этого рисковать не стоит.»